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第12期总22期-把好“三关”,切实提高档案工作的规范化标准化

发布时间:2017-03-17 17:19:08  来源:

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。因此,只有把好文书处理工作“三关”,才能切实提高档案工作的规范化、标准化。

  一、严把 “公文制发关”

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发得怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时也影响档案的质量。因此,我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的基础。首先,公文用纸质量要好。幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。其次,注意检查公文制发格式。是否履行了签发手续,符合审批权限,公文标题、主送单位和抄送单位是否准确,落款与日期是否与公文制发单位、领导签发日期相一致等。第三,公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。第四,使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

  二、严把“立卷归档关”

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

  三、严把“案卷质量关”

实践证明,案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

           (作者:沐川县人大常委会办公室主任  刘东洋)